EIA: rapportage en bewaarplicht

Je moet alle stukken bewaren die bewijzen dat je investering past bij de EIA-voorwaarden. Verplicht zijn: de opdrachtbevestiging of factuur, technische specificaties die aansluiten bij de Energielijst 2026, bewijs van betaling en de melding in je RVO-portal (inclusief bevestigingsmail). Als je advieskosten meemeldt, bewaar je het complete energieadvies dat binnen 24 maanden leidt tot investeringen. Bij een gecombineerd energie-milieuadvies reken je 50% toe aan het energieadvies.

De Belastingdienst hanteert een bewaartermijn van minimaal 7 jaar voor fiscale documenten. Voor de EIA geldt dat je alle stukken moet bewaren tot tenminste 7 jaar na het jaar waarin je de aftrek hebt geclaimd in je aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. Bij controle moet je binnen korte termijn alle documenten kunnen overleggen. Ontbreken stukken? Dan kan de Belastingdienst de aftrek herzien of intrekken.

De Belastingdienst voert steekproefsgewijs controles uit op EIA-claims. Je ontvangt dan een brief waarin wordt gevraagd om bewijsstukken binnen 2 tot 4 weken aan te leveren. Controleurs toetsen of de investering op de juiste Energielijst staat, of de melding tijdig is gedaan (vóór opdrachtbevestiging) en of bedragen en specificaties kloppen. Bij gebreken volgt een naheffingsaanslag plus boete en rente. Bewaar daarom zowel digitaal als papieren exemplaren en zorg dat technische specs éxact overeenkomen met de EIA-code die je hebt gemeld.

Meld je advieskosten mee? Dan moet je aantonen dat de daaropvolgende investeringen binnen 24 maanden na opdracht voor het advies zijn gedaan, dat ze zijn aanbevolen in het advies én voldoen aan de Energielijst die geldt op het moment van investeren. Het advies moet een bestaand totaal bedrijfsgebouw of totaal proces betreffen, apart bemeterd voor energiedragers. Bij een gecombineerd energie-milieuadvies reken je 50% van de totale kosten toe aan energie. Advieskosten kunnen slechts eenmaal worden gemeld en niet worden toegewezen aan andere investeringen. Dit voorkomt dubbele declaratie en is een veel voorkomend controlepunt.

Meld je investering altijd vóórdat je de opdracht definitief bevestigt; achteraf melden is niet toegestaan. Zorg dat de technische specificaties op factuur of datasheet exact matchen met de omschrijving en voorwaarden op de Energielijst. Gebruik eHerkenning niveau 2+ met machtiging RVO-diensten voor je melding. Leg een overzichtelijk dossier aan per investering: zet factuur, opdrachtbevestiging, EIA-bevestiging en specs in één map (digitaal én fysiek). Check vóór je melding of de MIA/VAMIL niet voordelig is; combineren mag niet, maar je kunt per investering kiezen. Bij twijfel schakel je een subsidieadviseur in die no-cure-no-pay werkt.