KIA — Aanvraag-Checklist + Documenten

De KIA wordt niet vooraf aangevraagd maar geclaimd in je jaarlijkse IB-aangifte. Toch is voorbereiding cruciaal. Verzamel alle aankoopfacturen, betalingsbewijzen en administratieve bescheiden die aantonen dat de investering daadwerkelijk in gebruik is genomen in het aangiftejaar. Zorg dat elk bedrijfsmiddel voldoet aan de KIA-definitie (roerende zaken, afschrijfbaar, primair voor onderneming gebruikt) en noteer de investering in je vaste-activa-register. Bij onjuiste toerekening of ontbrekende bewijsstukken kan de Belastingdienst de aftrek weigeren.

1. **Controleer investeringsbedrag**: tel alle KIA-waardige investeringen op; totaal moet tussen € 2.901 en € 398.236 liggen. 2. **Verzamel facturen**: originele facturen op naam van de onderneming, met BTW-nummer en omschrijving. 3. **Bewijs ingebruikname**: leveringsbonnen, logboeken of technische inspecties die tonen dat het middel in het aangiftejaar operationeel was. 4. **Sluit niet-kwalificerende middelen uit**: personenauto's, grond, goodwill en privégebruik >10% vallen buiten KIA. 5. **Bereken aftrekpercentage**: gebruik de tabel van de Belastingdienst (28% tot € 71.683, degressief daarna). 6. **Vul in op aangifte**: vermeld totaal investeringsbedrag en berekende KIA-aftrek in de IB-aangifte of laat dit door je fiscalist doen.

Veelvoorkomende struikelblokken zijn: personenauto's ten onrechte meetellen (alleen bestelauto's kwalificeren), investering niet of te laat in gebruik genomen (leverdatum vs. betaaldatum is bepalend), gemengd zakelijk-privégebruik zonder correcte splitsing, en ontbrekende onderliggende administratie bij controle. Test vooraf op subsidiematch.app/check of je investering KIA-waardig is en leg alles vast in een afzonderlijke map, zodat je bij navraag van de inspecteur direct kunt aantonen dat aan alle voorwaarden is voldaan.

De KIA kun je vaak stapelen met de MIA/Vamil voor milieuvriendelijke investeringen of de Energie-investeringsaftrek (EIA). Let op: elk van deze regelingen vraagt aparte bewijsstukken (MIA/Vamil vereist voorafgaande beschikking, EIA een separate aanvraag bij RVO). Plan tijdig en zorg dat je administratie per regeling gescheiden is, zodat de Belastingdienst en RVO elk de juiste set documenten ontvangen. Meer combinatiemogelijkheden vind je in onze overzichtspagina investeringsregelingen.