MIT Haalbaarheid: rapportage en bewaarplicht

Voor MIT Haalbaarheid zijn er twee hoofdmomenten van rapportage. Tijdens de projectuitvoering hoef je alleen tussentijds te rapporteren als RVO daarom vraagt of als je project langer duurt dan 12 maanden. Na afloop van je haalbaarheidsproject dien je binnen 13 weken een eindrapportage in, waarin je de technische en financiële resultaten beschrijft en je volledige kostenverantwoording oplevert.

Je eindrapportage bestaat uit een technisch en een financieel deel. Technisch beschrijf je de uitkomsten van je haalbaarheidsonderzoek: is het idee technisch en financieel haalbaar, welke risico's en kansen zijn in kaart gebracht, en wat is de volgende stap? Financieel leg je alle gemaakte kosten uit, met urenregistratie, offertes, facturen en betalingsbewijzen. Let op dat je project minimaal 60% haalbaarheidsonderzoek moet betreffen — dat moet blijken uit je verantwoording.

Na ontvangst van je subsidie geldt een wettelijke bewaarplicht van minimaal 7 jaar voor alle projectdocumenten. Dit betekent dat je tot 2033 (voor projecten die in 2026 starten) alle offerte-aanvragen, urenstaten, facturen, bankafschriften, technische rapporten en correspondentie met RVO moet kunnen overleggen. Bij controles of audits moet je deze stukken direct beschikbaar hebben. Als je de administratie niet compleet kunt tonen, riskeert je terugvordering van (een deel van) de subsidie.

Als je de eindrapportage niet binnen 13 weken na projecteinde indient, kan RVO de subsidie opschorten of zelfs intrekken. Je ontvangt eerst een herinnering met een nieuwe deadline. Blijf je in gebreke, dan krijg je een formele aanmaning. Lukt het alsnog niet om te rapporteren, dan kan de subsidieverlening worden ingetrokken en moet je ontvangen voorschotten terugbetalen. Zit je vast in je rapportage? Neem dan zo snel mogelijk contact op met het MIT-loket of RVO voor een eventuele verlengingsaanvraag.

Zorg ervoor dat je projectadministratie tijdens het project al op orde is. Houd alle uren bij in een gedetailleerd urenoverzicht met omschrijving per taak. Bewaar elke factuur en elk betalingsbewijs direct in een overzichtelijke map. Check bij het schrijven van je eindrapport of je alle subsidievoorwaarden hebt nageleefd (bijvoorbeeld de 60/40-verhouding tussen haalbaarheid en ontwikkeling). Als je project combineert met andere regelingen zoals WBSO of EIA, zorg dan dat er geen dubbele declaraties zijn — dat leidt altijd tot problemen bij controle.