Subsidie-aanvraag: stap-voor-stap proces 2026

Voor je begint met een aanvraag, bepaal je welke regeling aansluit bij jouw project en doelgroep. R&D-intensieve bedrijven kiezen vaak WBSO (32% loonkostenaftrek tot €380.000), bouwbedrijven en maakbedrijven kijken naar EIA (energie-efficiënte apparatuur, 45,7% investeringsaftrek) of MIA-VAMIL. Duurzaamheidsprojecten zoals isolatie vallen onder ISDE, waarbij je €16,25 per m² ontvangt, of €32,50 per m² bij combinatie van meerdere maatregelen.

Start-ups en scale-ups met prototype-fase komen in aanmerking voor MIT-haalbaarheid (maximaal €40.000) of Innovatiekrediet (lening tot €15 miljoen). Gebruik FundFinder NL om binnen 60 seconden je profiel te matchen met alle relevante regelingen, inclusief deadlines en stapelingsregels.

Elke regeling heeft specifieke criteria voor ondernemingsvorm, projectfase, regio of sector. WBSO vereist een projectplan met technisch-wetenschappelijke uitdaging; ISDE geldt alleen bij volledige vervanging van installaties of isolatie door een gecertificeerde uitvoerder. EIA vraagt een energielabel A of investering uit de Energielijst 2026.

Controleer ook of je project al gestart is — bij veel regelingen moet je de aanvraag indienen vóór je begint (dit geldt voor MIT-haalbaarheid, MIT-R&D-samenwerking, Innovatiekrediet). De-minimisregels bepalen dat je maximaal €300.000 aan overheidssteun mag ontvangen over drie fiscale jaren — houd bij welke subsidies je al hebt ontvangen.

Een complete aanvraag voorkomt vertraging. Voor WBSO heb je een S&O-verklaring nodig, een technisch plan en urenregistratie. Bij ISDE lever je U-waarde-certificaten, bewijs van gecertificeerde uitvoering en facturen in. EIA vraagt een energielabel, investeringsbegroting en bewijs dat het apparaat op de Energielijst staat.

Financiële regelingen zoals Innovatiekrediet of MIT-R&D-samenwerking vereisen een businessplan, cashflow-prognose, marktanalyse en accountantsverklaring bij bedragen boven €125.000. Bewaar alle conceptversies en correspondentie — een accountant of subsidieadviseur checkt of je aanvraag volledig is.

De meeste subsidies loop je aan via eHerkenning niveau 3 of hoger op het RVO-portaal. WBSO vraag je aan via Mijn RVO; ISDE, EIA en MIT-haalbaarheid eveneens. Europese regelingen zoals Horizon Europe en Eurostars vragen een Funding & Tenders Portal-account.

Let op openstellingsperioden: MIT-haalbaarheid kent vier jaarlijkse rondes, ISDE loopt doorlopend maar raakt eerder vol bij piekperioden. WBSO kun je per kwartaal indienen. Upload alle bestanden in PDF; controleer bestandsgrootte en benamingsconventies. Na indiening ontvang je een bevestigingsmail met referentienummer — bewaar deze.

De behandeltermijn verschilt per regeling: WBSO beslist binnen acht weken, ISDE binnen tien weken, MIT-haalbaarheid binnen 13 weken. Gedurende de beoordeling kan RVO aanvullende vragen stellen — reageer binnen de gestelde termijn (vaak vijf werkdagen), anders wordt je aanvraag afgewezen.

Bij positieve beschikking ontvang je een subsidiebeschikking met het toegekende bedrag, voorwaarden en rapportageverplichtingen. Bij afwijzing krijg je een motivering; je kunt binnen zes weken bezwaar indienen. Check of het toegekende bedrag klopt en of de verplichtingen haalbaar zijn voordat je start.

Start je project pas nadat je de beschikking hebt ontvangen (tenzij de regeling anders bepaalt). Houd vanaf dag één een gedetailleerde administratie: urenregistratie voor WBSO, facturen en betaalbewijzen voor ISDE, milestone-rapportages voor MIT-R&D-samenwerking.

Wijzigingen in planning of budget? Meld dit direct bij RVO — grote afwijkingen vragen een formele wijzigingsaanvraag. Bewaar alle notulen, e-mails, testresultaten en prototypes; bij controle moet je kunnen aantonen dat het project conform beschikking is uitgevoerd. Gebruik projectmanagementsoftware om deadlines en deliverables bij te houden.

Na afronding van het project stuur je binnen de gestelde termijn (vaak 13 weken) een eindrapportage en financiële verantwoording in. Voor WBSO gebeurt afrekening via je aangifte vennootschapsbelasting; bij ISDE upload je facturen en certificaten in Mijn RVO.

RVO controleert de verantwoording op volledigheid en rechtmatigheid. Bij bedragen boven €125.000 is vaak een accountantsverklaring vereist. Na goedkeuring volgt uitbetaling binnen 8–10 weken op je bankrekening. Bewaar alle projectdocumentatie minimaal zeven jaar — steekproefsgewijze audits kunnen nog jaren later plaatsvinden.

De meeste afwijzingen ontstaan door onvolledige aanvragen, te laat indienen of niet voldoen aan voorwaarden. Check vóór indiening of je eHerkenning niveau 3 actief is — zonder kun je de aanvraag niet afronden. Zorg dat je KvK-gegevens up-to-date zijn; een verkeerd RSIN-nummer leidt tot vertraging.

Vergeet niet de-minimisverklaring in te vullen als dat verplicht is. Stapel subsidies alleen als dat expliciet mag: WBSO en Innovatiebox mogen samen, maar MIT-haalbaarheid en MIT-R&D-samenwerking niet voor hetzelfde project. Lees de FAQ van de regeling en bel de RVO-helpdesk bij onduidelijkheden.