Welke onkosten komen voor subsidie in aanmerking?

Bij innovatiesubsidies zoals WBSO en MIT-R&D Samenwerking vormen loonkosten van R&D-personeel de hoofdmoot. De WBSO geeft 32% loonkostenaftrek voor S&O-uren tot €380.000 loonsom en 16% daarboven. Ook uren van de ondernemer zelf kunnen opgevoerd worden.

Let op: alleen tijd besteed aan speur- en ontwikkelingswerk telt. Standaard productiewerk, administratie of verkoop vallen erbuiten. Je moet per persoon een urenoverzicht bijhouden dat aantoont dat de werkzaamheden nieuw-voor-de-sector zijn. Innovatiebox-voordeel kan cumuleren met WBSO, maar dubbel claimen van uren mag niet.

Voor fysieke bedrijfsmiddelen zijn twee fiscale regelingen beschikbaar. De Energie-Investeringsaftrek geeft 45,7% aftrek op investeringen in energie- en milieutechnologie die op de Milieu- en Energielijst staan — denk aan zonnepanelen, warmtepompen, hoogrendement-ketels. De MIA/Vamil werkt soortgelijk, met een investeringsaftrek van 27-36% (MIA) en een willekeurige afschrijving tot 75% (Vamil).

De aanschaf moet betrekking hebben op nieuwe apparatuur; tweedehands komt meestal niet in aanmerking. Controleer altijd de jaarlijkse lijstupdate op RVO, want welke categorie subsidiabel is verschilt per jaar. Voor kleinschalige investeringen (<€2.500) dekken sommige provincies via VEKI of regionale potten tot 30% van de projectkosten.

Haalbaarheidsstudies, advieskosten en ingehuurde expertise zijn vaak subsidiabel bij regelingen als MIT-Haalbaarheid, DHI-Export en Innovatiekrediet. Voor MIT-Haalbaarheid mag je tot 40% subsidie vragen op kosten van kennispartners, consultants, prototyping en marktonderzoek.

Let op declarabele uren: sommige regelingen stellen een uurtarief-cap (bijvoorbeeld €110 per uur bij DHI). Bij internationale projecten (zoals Eurostars) zijn buitenlandse partners en reiskosten subsidiabel. Regel vooraf een offerte en laat externe partijen tekenen voor een separate contractbijlage, want achteraf toegevoegde kosten worden vaak afgekeurd.

Materiaalkosten voor prototyping en testen zijn subsidiabel bij R&D-regelingen zoals MIT-R&D Samenwerking, Innovatiekrediet en Europese programma's zoals Horizon Europe. Doorgaans mag je grondstoffen, onderdelen en testmaterieel declareren, maar geen standaard kantoorbenodigdheden of verbruiksgoederen.

Documenteer elk prototype-onderdeel met factuur en technische verantwoording. Voor duurzame investeringen (zonnepanelen, isolatie) kun je via ISDE startbedragen plus per-eenheid subsidies krijgen — bijvoorbeeld €1.025 + 4 × €225 = €1.925 voor een 4 kW lucht-waterwarmtepomp met A+++-label in 2026.

Trainingen en cursussen voor ondernemers en personeel kunnen onder scholingsregelingen vallen, vaak via regionale O&O-fondsen, de SLIM-regeling of branche-specifieke potten. Ook de WBSO dekt R&D-gerichte training als dit direct bijdraagt aan innovatieprojecten.

De hoogte verschilt: sommige fondsen dekken tot 50% van de cursuskosten, andere geven een vast bedrag per dag. Let op aanvraagtermijnen — veel scholingssubsidies werken met tender-rondes en zijn snel uitgeput. Bewaar certificaten en presentielijsten als bewijslast voor de subsidie-inspectie.

Winstmarge, directe overheadkosten (huur, elektra, verzekering) en algemeen management zijn bijna nergens declarabel. Ook btw is meestal uitgesloten, tenzij je btw niet kunt terugvorderen. Rente op leningen, dividenden en eigen vermogenskosten komen evenmin in aanmerking.

Daarnaast worden kosten die vóór de subsidiebeslissing zijn gemaakt (pre-award costs) vaak niet gehonoreerd — start dus pas ná toekenning. Voor garantstellingen zoals BMKB of BMKB-Groen geldt dat de borgstelling zélf geen subsidie is, maar risico-afkoop; de onkosten die je met de lening financiert moeten zakelijk noodzakelijk zijn.