Wanneer moet je subsidie terugbetalen?

Je moet subsidie terugbetalen als je niet voldoet aan de verleningsvoorwaarden, het project wijzigt zonder toestemming of bij onjuiste declaraties. Ook bij faillissement binnen de projectperiode of het niet-behalen van gestelde doelen kan terugbetaling volgen.

Bij WBSO gebeurt dit bijvoorbeeld als uren achteraf niet als S&O kwalificeren; bij Innovatiekrediet volgt terugbetaling als het product niet commercieel wordt geëxploiteerd. De SDE++ kent terugbetalingsverplichtingen bij vervroegde stopzetting van duurzame installaties.

RVO stuurt eerst een conceptbesluit waarin staat waarom en hoeveel je moet terugbetalen. Je krijgt zes weken bezwaartermijn om administratie of argumenten aan te leveren. Pas daarna volgt het definitieve terugbetalingsbesluit.

De rentetermijn begint op de dag dat het voorschot oorspronkelijk werd uitbetaald. Bij MIT R&D Samenwerking kan dit oplopen tot wettelijke rente over meerdere jaren. Het opvragen van verlengde betalingstermijnen is mogelijk, maar moet je schriftelijk aanvragen bij RVO.

Terugbetalingsbedragen variëren sterk per regeling. Bij WBSO zien we gemiddeld €8.000–€40.000 terugvordering als uren niet kwalificeren; bij MIT Haalbaarheid (max. €40.000 subsidie) kan volledige terugbetaling gevraagd worden als het haalbaarheidsrapport niet aan eisen voldoet.

De ISDE kent terugbetalingen van enkele honderden tot €4.000 als installaties niet correct worden geïnstalleerd of gecontroleerd. Bij grotere regelingen zoals Innovatiekrediet of Horizon Europe lopen bedragen op tot tonnen, afhankelijk van projectomvang en ernst van de schending.

Voorkomen begint bij zorgvuldige urenregistratie, dossiervorming en tijdige communicatie met RVO. Gebruik een subsidiair urenregistratiesysteem en bewaar alle facturen, contracten en technische rapportages minimaal zeven jaar.

Laat bij twijfel over projectwijzigingen vooraf toestemming vragen via een wijzigingsverzoek in eHerkenning. Voor WBSO en MIT-regelingen helpt het om halfjaarlijks intern te controleren of gedeclareerde uren nog steeds aan de S&O-definitie voldoen. Sommige bedrijven schakelen subsidieadviseurs in voor pre-controles vóór de RVO-verificatie.

Als je niet kunt terugbetalen, neem dan direct contact op met RVO via subsidies@rvo.nl om een betalingsregeling te bespreken. RVO kan afbetalingstermijnen van 12–36 maanden toestaan, afhankelijk van bedrijfsomvang en financiële positie.

Let op: wettelijke rente loopt door tijdens aflossing. Bij aanhoudende wanbetaling kan RVO het dossier overdragen aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) of de Belastingdienst. Voor zzp'ers en startups met WBSO of BMKB is tijdige communicatie cruciaal om executiemaatregelen te voorkomen.