WBSO: meest gemaakte aanvraagfouten 2026

De nummer-1 fout is onvoldoende technische onderbouwing. RVO beoordeelt of uw project nieuw is voor *uw* bedrijf, niet voor de markt. Schrijf concreet op welke technische onzekerheden u oplost en waarom standaardoplossingen niet volstaan.

De tweede veelgemaakte fout: u rekent werkzaamheden die geen S&O zijn, zoals standaard bugfixes, lay-out aanpassingen of productiecapaciteit opschalen. Alleen technisch onderzoek en ontwikkeling telt. Check de WBSO-criteria scherp.

Fout drie is deadline-overschrijding. Projecten van oktober–december moeten uiterlijk 30 september worden ingediend. Voor projecten die in de laatste drie maanden van 2026 starten, geldt dezelfde deadline — te laat = €0 voordeel.

U kiest bij uw eerste aanvraag van het kalenderjaar tussen het forfait (€10 per S&O-uur tot 1.800 uur, daarna €4) of werkelijke kosten en uitgaven. Deze keuze geldt het hele jaar. Veel bedrijven vergeten dat de forfaitkeuze bindend is voor 2026.

Fout vier: geen eenduidige keuze maken in het RVO-portaal, waardoor uw aanvraag onvolledig is. Fout vijf: u berekent het forfait verkeerd door ook indirecte uren (overleg, rapportage zonder S&O-inhoud) mee te tellen. Alleen uren direct verbonden aan technische ontwikkeling tellen.

Starters die twee jaar geen WBSO hebben aangevraagd krijgen een hoger forfait van €29 per uur. Controleer of u hiervoor in aanmerking komt en vermeld dit expliciet in uw aanvraag. Vergelijk ook Innovatiebox als u winst maakt uit uw S&O.

RVO controleert steekproefsgewijs of uw administratie de aard, inhoud, voortgang en omvang van S&O-werkzaamheden vastlegt. Fout zes: u houdt alleen algemene urenstaten bij zonder projectspecifieke aantekeningen. Een Excel met 'S&O' als omschrijving is onvoldoende.

Uw S&O-administratie moet per project bevatten: technische vraagstelling, uitgevoerde testen of experimenten, tussenresultaten en beslismomenten. Bewaar ook e-mails, schetsen, testresultaten en vergadernotities. Bij controle moet duidelijk zijn dat uw team echt onderzoek deed.

Fout zeven: u levert geen BSN's aan van S&O-medewerkers uit het vorige jaar, terwijl RVO die verplicht vraagt bij vervolg-aanvragen. Dit vertraagt of blokkeert uw aanvraag. Check ook of werkzaamheden binnen de EU plaatsvinden — ontwikkeling buiten de EU valt buiten de regeling. Combineer WBSO met EIA voor hardware-investeringen.

Bij afwijzing ontvangt u een beschikking met de redenen. Lees deze zorgvuldig: vaak kan een bezwaarschrift of nieuwe aanvraag met betere onderbouwing alsnog slagen. De bezwaartermijn is zes weken na dagtekening.

Indien u alleen onderdelen van uw project afgekeurd krijgt, pas dan uw loonadministratie aan zodat u geen S&O-aftrek claimt voor niet-goedgekeurde uren. Dit voorkomt boetes bij latere loonheffing-controles. Overweeg voor complexere projecten advies van een gespecialiseerd WBSO-bureau.

Als alternatief: kijk naar Innovatiekrediet (lening tot €50 miljoen) voor grotere ontwikkeltrajecten of Eurostars voor internationale R&D-samenwerkingen. Deze regelingen kennen andere eisen maar kunnen beter passen.