WBSO — Aanvraag-Checklist + Documenten

Start met het verzamelen van je bedrijfsgegevens: KvK-nummer, BTW-nummer en loonheffingsnummer. Daarnaast moet je per S&O-project een technische beschrijving opstellen waarin je aantoont waarom je activiteiten nieuw zijn en waar de technische onzekerheid zit. De WBSO richt zich op speur- en ontwikkelingswerk (S&O), dus omschrijf concreet welke nieuwe kennis je ontwikkelt en welk probleem je oplost. RVO beoordeelt of je werk past binnen de S&O-definitie, dus wees specifiek over methoden, innovatie en technische uitdagingen.

Het is verplicht om een S&O-administratie bij te houden waarin aard, inhoud, voortgang en omvang van je werkzaamheden worden vastgelegd. Registreer voor elk teamlid de S&O-uren met naam, burgerservicenummer (BSN) en gewerkte uren per project. Voor 2026 geldt een forfaitair S&O-uurloon van € 29. Je kunt kiezen voor dit forfait of werkelijke kosten en uitgaven registreren, maar die keuze maak je bij je eerste aanvraag van het kalenderjaar en geldt dan voor heel 2026. RVO kan een controlebezoek afleggen, dus zorg dat je administratie up-to-date en controleerbaar is.

Bij je aanvraag lever je een overzicht in van alle medewerkers die S&O-uren draaien, inclusief hun burgerservicenummers (BSN). Heb je eerder een S&O-verklaring ontvangen, dan moet je de BSN's van vorig jaar opnieuw aanleveren. Verder heb je nodig: een projectplan of technische toelichting, een realistische urenraming en eventueel specificaties van kosten en uitgaven (zoals prototypematerialen of testapparatuur). Zorg dat alle documenten actueel en consistent zijn, zodat RVO je aanvraag snel kan beoordelen.

Je kunt tot vier keer per jaar een WBSO-aanvraag indienen, met een minimale projectlooptijd van drie maanden. Voor projecten die op 1 januari 2026 moeten starten, dien je uiterlijk 20 december 2025 in. Aanvragen na die datum starten pas op de eerste dag van de volgende maand. De laatste dag om voor 2026 in te dienen is 30 september 2026. Dien je aanvraag in via het RVO-loket, controleer of alle velden compleet zijn en voeg alle benodigde bijlagen toe. Na indiening ontvang je een bevestiging; de behandeltijd is enkele weken, afhankelijk van de complexiteit.